台灣前川股份有限公司

成立於 1983 年的台灣前川，是日本工業製冷設備大廠 Mayekawa MFG. CO., LTD. 在臺的分公司，主要負責臺灣市場的銷售、工程與技術服務。
總公司位於臺北市士林區，並在臺中與高雄設有服務據點，形成涵蓋北中南的營運與服務網絡。公司目前員工規模約六十餘人，長期深耕臺灣產業市場，為食品加工、冷凍物流、水產漁業、化學工業及製造業等提供冷凍與熱能工程解決方案。
台灣前川主要提供各類工業冷凍設備與氣體壓縮系統，包括螺旋式冷凍機、各類氣體壓縮機、冷凍與冷藏設備、熱泵系統，以及食品加工與冷凍生產線相關設備。

同時，公司也提供冷凍工程諮詢、系統設計、設備施工與維護保養等整體服務，協助企業建立完整的冷鏈與溫控系統。這些設備廣泛應用於食品冷凍保存、低溫物流倉儲、生產製程降溫，以及特殊氣體壓縮與低溫處理等場景。

矢野訓弘指出，多年前，台灣前川因應業績成長快速需求，曾導入知名廠商的電子簽核系統，只是產品設計理念與公司營運流程不搭配，最終在使用半年之後便決定停用。
第一點，系統的操作介面不夠友善，同仁反應光是填寫一份出差旅費報銷單就需花費大約 2 小時，這比原本紙本流程還要更久。
第二點，系統效能表現不佳，資料上傳需要很長時間，且流程跳轉到下一個階段等待時間也很久。
第三點，系統無法自行修改功能，任何細微調整都必須委外處理，且每次委外修改都需支付額外且不菲的費用。綜合上述種種因素，也促使我們開始尋找其他解決方案。

台灣前川資深協理管理本部本部長李美芬說，當初公司導入電子簽核系統是希望達成無紙化，但是我們發現使用之後，同仁申請經費時仍需要印出來確認。若印出來後發現錯誤，又必須重新修改、列印，這使得行政作業過程依然耗時且瑣碎，反而浪費更多紙張。由於同仁對該系統的評價不好，所以才會在半年之後決定停用。

在電子簽核系統的問題之外，台灣前川也有舊版年度績效考核不夠透明的問題。由於該系統是前幾任董事長傳承下來的Excel表單，是由複雜 ABC 等級與多套公式等組合而成，2022年新任董事長矢野訓弘剛上任時，便耗費約 2 週的時間才完成所有同仁的年度績效考核工作，因此期盼趁此波推動新電子簽核系統專案時，一併解決年度績效考核的痛點。

「日本前川在全球各地有許多分公司，績效考核方式都是由各分公司自行處理，我們沒有沿用總公司的計算系統。台灣前川約有 60 多名員工，每個人都有獨立資料夾與 Excel 檔案，這代表我必須處理 60 多個不同的檔案，且最後還需手動進行整體的合計作業，過程非常冗長與繁瑣。」矢野訓弘解釋：「加上舊版績效考核系統的計算邏輯難以理解，即便資深員工也不清楚公司發放獎金的基準。在考核標準缺乏透明化的狀況下，勢必要引進新系統，才能維持公司的長久營運。」

在全球吹起ESG浪潮下，企業期盼透過數位化取代紙本，以便落實減碳的目標。台灣前川在前次失敗經驗下，從「自主開發與修改」、「支援行動化辦公」等兩大面著手，開始評估市面上的合適的電子簽核系統，以便能真正達成無紙化的目標。專案團隊在評估市面上可行方案之後，邀請5家廠商進行簡報與說明，僅有威志資訊系統深入分享解決台灣前川問題的方式，以及介紹Cybozu kintone的各種優點，讓董事長能完全理解未來系統的運作方式，最終專案團隊決定與威志資訊系統合作，並先從打造新一代電子簽核系統著手。

矢野訓弘指出，日本前川的上海分公司也是採用Cybozu kintone，由於效果相當不錯，加上威志資訊系統的詳細介紹，最終成為我們決定採用該系統的主因。導入過程中，臺灣專案團隊也請上海分公司擔任顧問，協助我們設計表單與流程，確保導入過程更加順利。

台灣前川導入Cybozu kintone初期，先由威志資訊系統為專案團隊進行完整教育訓練，再由熟悉公司運作的專案同仁，依照不同部門、應用情境自行開發符合的表單系統。由於Cybozu kintone操作邏輯與MS Excel類似，同仁可透過自行拖拉設計表單與流程等方式完成，所以專案同仁很快就上手使用，無需事事依賴外部廠商，大幅降低營運成本。截至目前為止，已經完成約80套電子簽核系統，且數量也持續增加中。

台灣前川管理部管理1課課長謝瑋姍指出，電子簽核系統推動之初，專案團隊先跟董事長討論優先導入的系統。最後，我們從業務優先度著手，所以決定先從使用頻率最高的「採購單」、「請款單」、「出差報銷」等電子簽核著手。由於系統設計難度不高，推動之後的成效也符合預期，所以才會在短短2年時間增加到80套。

台灣前川管理部管理1課專員劉恩誌說，過往處理大約 70 到 80 件的作業量時，至少需要 4 小時。在導入Cybozu kintone系統後，現在大約 1 小時內就能結束。特別是該系統對iOS、Android系統支援非常好，每位同仁都能在智慧型手機上完成簽核工作，讓我們達成先前設定的目標。
「專案開發過程中，我們是根據臺灣分公司的實際營運需求，並參考上海分公司的範例後，設計出符合同仁工作所需的表格與簽核流程，整體成效相當令人滿意。」台灣前川管理部管理1課資深專員黃鈺涵解釋：「特別是Cybozu kintone介面非常友善，讓我們可在很短時間上手使用，且僅需要依照現實作業狀況進行調整即可。」

隨著新一代電子簽核系統展現預期效益，台灣前川再度委託威志資訊系統進行年度績效系統專案。威志資訊系統專案團隊與董事長矢野訓弘洽談多次，完整收集需求與期待之後，於2025年正式完成年度績效考核系統，除將所有考評內容與計算規則明確化，讓員工能清楚理解評分依據與獎金發放標準之外，也同時整合行動化管理功能。除此之外，董事長也能隨時隨地處理審核與簽核，不再受限於必須在辦公室處理紙本文件，大幅提升整體管理效率。

矢野訓弘說，以往年度績效考核需要花上兩週時間，現在只需要30分鐘即可完成。尤其新系統可將每個同仁的資料集中管理，徹底解決資料零碎的問題，以往要管理60多份檔案的問題也迎刃而解。我們非常感謝威志資訊系統的全力協助，對該公司的技術服務能量非常佩服與感謝。
隨著電子簽核系統、績效考核系統等展現專案效益， 台灣前川期盼將更多表單轉移到新系統之外，也期盼未來能將把電子印章功能加入電子簽核系統，將應用範圍從公司內部的行政流程擴展到外部的合約簽署上，實現 B2B 契約數位化的目標。